Mit Hilfe des Akteneintrags Anfragebearbeitung können Sie den Status der Patientenanfrage dokumentieren, mit Datum versehen und zusätzliche Notizen eingeben. Der Akteneintrag setzt den Status >Anfrage im Header der Patientenakte siehe hier. 

Der Anfragestatus ist wie folgt zu verwenden:

formal unvollständig: Es fehlen noch zur Bearbeitung der Patientenanfrage erforderliche Unterlagen.

formal vollständig: Die zur Bearbeitung der Pateintenanfrage erforderlichen Unterlagen sind vollständig. 

in Bearbeitung (Arzt): Die Patientenanfrage wird aktuell durch einen Arzt geprüft.

abgeschlossen: Die Patientenanfrage wurde bearbeitet und abgeschlossen.

sonstiges: Offener Status, falls ein Anliegen nicht in einem der obigen Status notiert werden kann.

Mit Hilfe des Akteneintrags Verlaufsdokumentation, können Sie den Verlauf des Patientenfalls dokumentieren. In dem Akteneintrag haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Typen (siehe Dropdown) der Verlaufsdokumentation zu wählen. Der Akteneintrag setzt den Status >Anfrage im Header der Patientenakte siehe hier. 

Wichtig: Hier werden konkrete Ergebnisse von bereits stattgefundenen Maßnahmen dokumentiert. 

Die Typen sind wie folgt zu verwenden:

Konsil angefragt: Ein Konsil wird an einen externen Arzt angefragt.

Med. Unterlagen ergänzen: Es werden noch medizinische Unterlagen benötigt. 

Fallbesprechung ZSE-Team: Eine interne Dokumentation für eine interne Besprechung des Teams am ZSE wird angelegt. 

Interne Fallkonferenz: Eine interne Dokumentation für eine interne Fallkonferenz zwischen den BASE-Netz Partnern wird angelegt. 

Externe Fallkonferenz: Eine interne Dokumentation für eine externe Fallkonferenz, welche in der Regel meistens von mehreren Experten/Akteuren (z. B. Unikliniken, Onkologen) besucht wird.

A-Sprechstunde: Der Patient wird vor Ort eingeladen und wird von Experten der Seltenen Erkrankungen untersucht. Anschließend wird die Sprechstunde dokumentiert.

Weitere Diagnostik: Es wurde z. B. ein Röntgenbild oder ein Blutlabor angefordert, welches nun dokumentiert werden soll. 

Mit Hilfe des Akteneintrags Entscheidung, können Sie Entscheidungen, die bei der Bearbeitung eines Patientenfalls getroffen werden, dokumentieren. Der Akteneintrag setzt den Status >Anfrage im Header der Patientenakte siehe hier. 

Wichtig: Hier dokumentieren Sie welche Maßnahmen als nächstes ausgeführt werden sollen. Zusätzlich dokumentieren Sie bereits getroffene Entscheidungen über das weitere Vorgehen.

Die Typen sind wie folgt zu verwenden:

A-Sprechstunde: Bei dem Patienten soll ein Termin mit dem Arzt vor Ort stattfinden, weshalb ein Termin für die A-Sprechstunde vereinbart wird.

Bearbeitung auf Aktenlage: Bei dem Patienten soll keine körperliche Untersuchung stattfinden, sondern die Begutachtung nur auf Basis medizinischer Akten erfolgen. 

Weiterleitung B-Zentrum: Der Patient wird mit Nennung des speziellen Anliegens an ein B-Zentrum weitergeleitet. 

Weiterleitung Uniklinik intern: Der Patient wird an einen anderen Fachbereich innerhalb der Uniklinik weitergelteit. 

Weiterleitung extern: Der Patient wird an einen Spezialisten/spezialisierten Fachbereich außerhalb der Klinik weitergeleitet. 

Mit Hilfe des Akteneintrags Finalisierung, können Sie den Patientenfall abschließen und den Grund dafür dokumentieren. Der Akteneintrag setzt den Status >Anfrage im Header der Patientenakte siehe hier. 

Wichtig: Immer wenn das Formular D4 - Finalisierung gespeichert wird, wird die Akte komplett geschlossen.

Die Typen sind wie folgt zu verwenden:

Anfrage deaktiviert: Zum Beispiel weil der Patient die Behandlung abbricht, nicht weiter behandelt werden kann oder sich nicht zurückmeldet. 

Arztbrief versendet (A-Sprechstunde): Ein Arztbrief wird in Zusammenhang mit einer A-Sprechstunde erstellt. 

Arztbrief versendet (Aktenlage): Auf Basis von medizinischen Akten wird ein Arztbrief erstellt. 

Patient verstorben: Der Patientenfall wird abgeschlossen, da der Patient verstorben ist. 

Patient weitergeleitet (abgeschlossen): Der Patient wird an einen weiteren Spezialisten oder an ein anderes Zentrum übergeben. 

Weiterer Arztbrief (nachgereichte Befunde): Es liegt ein weiterer Arztbrief aufgrund neuer Erkenntnisse bzw. nachgereichter Befunde vor. Dies kann der Fall sein, wenn z. B. der Patient erst in der A-Sprechstunde war und anschließend in ein B-Zentrum weitergeleitet wurde. Dadurch musste ein neuer Arztbrief geschrieben werden. 

Mit Hilfe des Akteneintrags Patientenkontakt, können Sie jeden einzelnen Patientenkontakt inklusive der Kontaktart (Telefon, E-Mail, Post oder Sonstiges) dokumentieren.

Die Kontaktarten sind wie folgt zu verwenden:

Telefon: Sie hatten ein Telefongespräch mit dem Patienten. 

E-Mail: Sie hatten E-Mail Kontakt mit dem Patienten. 

Post: Sie haben den Patienten auf postalischem Weg kontaktiert. 

Sonstiges: Sie hatten auf andere Art Kontakt zu dem Patienten, z. B. persönlich/ vor Ort. 

Mit dem Akteneintrag Epikrise ZSE können Sie eine ZSE-interne Epikrise zur Patientenkrankengeschichte erstellen.

Diagnosestellung: Der Patient wünscht eine Diagnosestellung. 

Expertensuche: Der Patient sucht nach einem Experten.

Information: Der Patient wünscht weitere Informationen und hat Fragen.

Zweitmeinung: Der Patient wünscht eine Zweitmeinung durch das ZSE.

Anderer Grund: Der Patient hat einen anderen Grund, weshalb er sich beim ZSE gemeldet hat. 

Der Akteneintrag Kerndatensatz ist ein Datensatz für Patienten mit seltenen Erkrankungen, der zur Forschung von seltenen Erkrankungen erhoben wird. Dieser Kerndatensatz ist an die Vorgaben der Medizininformatik Initiative angepasst. Ziel ist es diesen möglichst europaweit zu vereinheitlichen.

Das Akteneintrag Anmeldeformular beinhaltet alle relevanten Informationen eines Patienten, die für die initiale Bearbeitung einer Patientenanmeldung erforderlich sind. Das Anmeldeformular wird in der Regel von dem Patienten selbst, einem Angehörigen oder einem behandelnden Arzt ausgefüllt. Es ist aber auch möglich, dass Sie als Mitarbeiter des ZSE das Anmeldeformular ausfüllen können, wenn z. B. der Patient dazu nicht in der Lage ist.

Hinweis: Wird bei "Wer sind Sie?" Arzt/Ärztin angegeben, dann werden direkt die Inhalte des F4-Epikrisen HA Akteneintrags im F1-Anmeldeformular abgefragt. Wichtig: Es wird kein gesonderter Akteneintrag F4-Epikrise HA erzeugt. 

Das Formular ist in die zwei Kategorien - Patientendaten und Grund der Anmeldung - eingeteilt. 

Beispielfall 1:

Der zuweisende Arzt des Patienten füllt das F1 - Anmeldeformular aus, dann gibt dieser bei der Frage "Wer sind Sie?" die Antwort "Arzt/Ärztin" an. Bei der Frage "Wer soll bei Rückfragen kontaktiert werden?" kann der Arzt angeben "anmeldende Person", dann ist er damit gemeint. Gibt der Arzt hier „andere Person“ an, dann kann er einen Angehörigen des Patienten, als Kontaktperson für Rückfragen, eintragen.

Beispielfall 2:

Der Patient füllt das F1 - Anmeldeformular aus, dann gibt dieser bei der Frage "Wer sind Sie?" als Antwort "Patient" an. Bei der Frage "Wer soll bei Rückfragen kontaktiert werden?" kann der Patient dann angeben "Patient", dann ist er selbst damit gemeint.

 Beispielfall 3:

Eine Mutter ruft am ZSE an, und möchte ihren Sohn Martin anmelden, da Sie keine Möglichkeit hat, dies online zu machen. Daher füllt der Mitarbeiter am ZSE das Anmeldeformular mit der Mutter am Telefon aus. Der Mitarbeiter wählt daraufhin bei der Frage "Wer sind Sie?" das Feld "Angehörige Person/Sonstige Person" aus und bei der Frage "Wer soll bei Rückfragen kontaktiert werden?" das Feld "anmeldende Person", damit die Mutter des Patienten (Sohn Martin) kontaktiert wird. 

Der Akteneintrag F2 - Aufnahmeformular beinhaltet alle relevanten Informationen eines Patienten, die für die weitere Bearbeitung eines Patientenfalls relevant sind. Das Aufnahmeformular wird in der Regel von der angegebenen Kontaktperson empfangen/ausgefüllt. Dort sollen detaillierten Angaben zu den Erkrankungen des Patienten (Beschwerden, Verlauf, Vorbehandlungen etc.) gemacht werden. Es ist aber auch möglich, dass Sie als Mitarbeiter des ZSE das Aufnahmeformular ausfüllen können, wenn z. B. der Patient dazu nicht in der Lage ist.

Wie Sie eine Freigabe erzeugen können, um der Kontaktperson das Aufnahmeformular per Token/Link zuzusenden, erfahren sie hier:

> Eine externe Freigabe erzeugen/anzeigen <

Klicken Sie anschließend auf den Reiter "Details zu dem Symbol: Zugriff/Freigabe an externen Benutzer erzeugen".

Mit Hilfe des Akteneintrags Uploadformular, können über Datei-Upload, Dokumente wie z. B. Arztbriefe, Laborbefunde usw. auf die Plattform in den Patientenfall hochgeladen werden. Über den Button Patienten-CD Upload können bildgebende, radiologische Daten wie Röntgen, CT und MRT (sogenannte DICOM Daten) hochgeladen werden.

Der Akteneintrag Epikrise-HA, beinhaltet die externe Epikrise zur Patientenkrankengeschichte, die in der Regel durch den behandelnden Hausarzt ausgefüllt werden. 

Daten durch behandelnde/r Arzt/Ärztin (Hausarzt) werden hier eingetragen.

Mit Hilfe des Akteneintrags "Konsilbericht extern", kann eine Konsileinschätzung durch eine externe Partei (Institution/Einrichtung) dokumentiert werden. Zusätzlich muss die externe Partei den Namen des Konsilarztes sowie die Einrichtung angeben.