• Aufgaben öffnen
• Aufgaben über "Meine/Alle" filtern
• Aufgaben über Filteroptionen filtern
• Aufgaben über Statusfilter filtern
• Aufgaben suchen
• Aufgaben hinzufügen
• Aktive Aufgaben öffnen
• Aufgaben Typ Freitext bearbeiten und abschließen
• Aufgaben Typ Formular bearbeiten und abschließen
• Aufgaben Typ Auftrag bearbeiten und abschließen
• Aufgaben Typ Videogespräch betreten und abschließen
  • Über Webbrax beitreten
  • Über Jitsi beitreten
  • Über alfaview beitreten
• Aufgaben Typ Lernen bearbeiten und abschließen 
• Aufgaben als ungültig markieren
• Aufgaben bearbeiten
• Aufgaben abbrechen
• Aufgaben überspringen
• Aufgaben korrigieren
• Bericht erstellen
• Aufgabenpläne öffnen
• Aufgabenpläne hinzufügen
• Aufgabenpläne bearbeiten
• Aufgabenpläne löschen

Sie erhalten in der Übersicht einen patientenübergreifenden Überblick über alle Aufgaben.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie direkt die Patientenakte öffnen, um Aufgaben eines einzelnen Patienten aufzurufen. Die entsprechende Ansicht ist in der folgenden Darstellung zu sehen:

Die Aufgaben können in der Übersicht als auch in der Patientenakte über die im oberen Bereich verfügbaren Filter- und Suchfunktionen gefiltert werden. Diese werden in den folgenden Abschnitten näher erläutert werden.

In der Übersicht können Sie zwischen "Meine" und "Alle" filtern.

• Wählen Sie „Meine“, werden in der Aufgabenliste ausschließlich die Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugeordnet sind.
• Wählen Sie „Alle“, werden sämtliche Aufgaben angezeigt, unabhängig davon, ob Aufgaben Ihnen, anderen Benutzern oder keinem Benutzer zugeordnet sind.

Sowohl in der Übersicht als auch in der Patientenakte können Sie Aufgaben nach verschiedenen Filteroptionen filtern.
Die in Klammern angezeigte Zahl zeigt an, wie viele Filter derzeit ausgewählt sind.

Mit einem Klick auf den Button „Filtern (0)“ öffnen Sie das Fenster „Filter“. Anschließend wird die folgende Ansicht angezeigt:

Nutzen Sie die angezeigten Optionen, um die Aufgabenliste gezielt einzugrenzen. Über das Tooltip erhalten Sie zusätzliche Informationen zur jeweiligen Filterfunktion.

Wählen Sie die gewünschten Filteroptionen aus, nach denen Sie filtern möchten. Es ist auch möglich, mehrere Bereiche gleichzeitig auszuwählen.

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, werden nur noch die Aufgaben angezeigt, die den von Ihnen ausgewählten Bereichen entsprechen.

Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die gesetzten Filter zurückzusetzen. Klicken Sie dazu auf „Filter verwerfen“. Nach dem Zurücksetzen und Speichern werden wieder alle Aufgaben angezeigt.

Sowohl in der Übersicht als auch in der Patientenakte können Aufgaben nach verschiedenen Statusfiltern angezeigt werden. Wenn Sie einen entsprechenden Reiter auswählen, werden Ihnen nur die Aufgaben dieses Status angezeigt:

Sie haben sowohl in der Patientenakte als auch in der Übersicht die Möglichkeit, Aufgaben zu suchen.

Sie können sowohl nach bestimmten Textinhalten als auch nach Erstellern suchen. Geben Sie dazu Ihr Suchwort in das Suchfeld ein.
Anschließend werden nur die Aufgaben angezeigt, die mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen, wie in der nachfolgenden Ansicht dargestellt:

Um die Filterung mittels der Suche aufzuheben ist es notwendig das Suchwort komplett zu löschen.

Um einzelne Aufgaben hinzuzufügen, gehen Sie über die entsprechende Patientenakte in die Aufgaben.

Über den „+“-Button können Sie eine neue Aufgabe hinzufügen. Nach dem Anklicken öffnet sich die folgende Ansicht:

Über die Option „Formular ausfüllen“ können Sie direkt ein Formular für den Patienten ausfüllen. Nach dem Speichern des Formulars haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabe abzuschließen oder das Formular erneut zu bearbeiten.

Klicken Sie auf die Option „Aufgabe hinzufügen“, um eine neue Aufgabe anzulegen.

Wähen Sie im folgenden Fenster eine Aufgabenvorlage aus:

Nachdem Sie eine Aufgabenvorlage ausgewählt haben, können Sie die Aufgabendetails in der nachfolgenden Ansicht festlegen:

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Enthält die ausgewählte Aufgabenvorlage bereits vordefinierte Informationen, werden diese automatisch in die entsprechenden Felder übernommen.

Die Felder „Typ“ und „Zuständige Rolle“ werden durch die Aufgabenvorlage vorgegeben und können nicht geändert werden. Ist als „Zuständige Rolle“ der Patient festgelegt, wird automatisch auch das Feld „Zuständiger Benutzer“ mit dem Namen des Patienten ausgefüllt. Dieses Feld ist ebenfalls nicht bearbeitbar.

Die Felder „Aufgabe“, „Beschreibung“, „Bearbeitungszeitraum festlegen“ sowie „Termin festlegen“ können individuell angepasst werden.

Unter „Bearbeitungszeitraum“ können folgende Angaben hinterlegt werden:

• „Bearbeitung frühestens ab“
• „Fällig am“
• „Bearbeitung spätestens bis“

Zusätzlich wird das Feld „Benachrichtigung“ (über E-Mail) mit folgenden Optionen angezeigt:

• „Erinnerung zur frühesten Bearbeitungszeit“
• „Erinnerung zum Ablauf der Fälligkeit“
• „Erinnerung zur spätesten Bearbeitungszeit“

Wenn Sie die Option „Termin festlegen“ auswählen, erscheinen zusätzlich folgende Felder:

• „Start des Termins“
• „Ende des Termins“
• „Dauer des Termins“
• „Vorgabe für Dauer (aus Vorlage)“
• „Teilnehmer festlegen“

Wird zusätzlich die Option „Teilnehmer festlegen“ aktiviert, stehen weitere Felder zur Verfügung:

• „Betreuer“
• „Patient“
• „Co-Betreuer“

Über diese Felder können Betreuer und/oder Co-Betreuer hinzugefügt werden. Beim Patienten kann festgelegt werden, ob dieser zum Termin eingeladen werden soll. Dies ist insbesondere für Videogespräche relevant, da hierüber die Teilnehmer definiert werden. Nur die dort aufgeführten Teilnehmer können später am Videogespräch teilnehmen.

Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, wird der Button „Speichern“ aktiviert. Über diesen Button wird die Aufgabe angelegt.
Abhängig vom gewählten Bearbeitungszeitraum wird die Aufgabe automatisch dem Reiter „Geplant“ oder „Aktiv“ zugeordnet. Ist zusätzlich ein Termin hinterlegt, erscheint die Aufgabe außerdem im Reiter „Termine“.

In Curafida können Sie als Betreuer per E-Mail über anstehende und fällige Aufgaben informiert werden. Die Benachrichtigungseinstellungen werden grundsätzlich in der jeweiligen Aufgabenvorlage definiert.

Die E-Mail-Benachrichtigung richtet sich nach der zuständigen Rolle, dem zuständigen Benutzer sowie vorhandenen Terminen oder Bearbeitungszeiträumen.

Aufgaben mit der zuständigen Rolle „Betreuer“

• Ohne zuständigen Benutzer: Alle Betreuer im System erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung
• Mit zuständigem Benutzer: Nur der zuständige Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
• Mit eingeladenem Patienten: Der eingeladene Patient erhält zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung
• Mit eingeladenem Betreuer als Teilnehmer: Hat die Aufgabe keinen zuständigen Benutzer, erhalten weiterhin alle Betreuer im System eine Benachrichtigung

Aufgaben mit der zuständigen Rolle „Patient“

Der Patient ist bei diesen Aufgaben automatisch als zuständiger Benutzer hinterlegt.

• Aufgaben mit Bearbeitungszeitraum: Der Patient erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
• Aufgaben mit Termin: Der Patient erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
• Eingeladene Betreuer: Auch wenn ein Betreuer als Teilnehmer zum Termin eingeladen ist, erhält ausschließlich der Patient eine Benachrichtigung

Aufgaben mit der zuständigen Rolle „Co-Betreuer“

• Ohne zuständigen Benutzer: Bei Aufgaben mit Termin oder Bearbeitungszeitraum erhalten die in den Stammdaten hinterlegten Co-Betreuer eine E-Mail-Benachrichtigung
• Mit zuständigem Benutzer: Ist ein Co-Betreuer als zuständiger Benutzer hinterlegt, erhält ausschließlich dieser Benutzer die E-Mail-Benachrichtigung

Sie können jede Aufgabe öffnen, indem Sie auf die jeweilige Zeile in der Aufgabenliste klicken.

Klicken Sie im Reiter "Aktiv" auf eine Aufgabe und sie sehen die folgende Ansicht:

Aufgaben sind folgendermaßen aufgebaut:

Über „Mehr anzeigen“ können Sie zusätzliche Informationen zur Aufgabe einsehen:

• Bearbeitungszeitraum: Zeitraum, in dem die Aufgabe gültig ist
• Termin: Datum und Uhrzeit des Termins
• Teilnehmer: Für den Termin vorgesehene Teilnehmer
• Medien: Der Aufgabe zugeordnete Medien“

Aufgaben können unterschiedliche Typen haben:

Geben Sie den entsprechenden Text in das Textfeld ein und klicken Sie auf „Text speichern“, um ihn zu speichern.
Über „Änderungen verwerfen“ können Sie den hinterlegten Text entfernen.

Anschließend wird der Button zum Abschließen der Aufgabe aktiviert, wie in der folgenden Ansicht dargestellt:

Wenn Sie eine aktive Aufgabe des Typs Formular öffnen, wird Ihnen die folgende Ansicht angezeigt:

Über das 3-Punkte-Menü werden Ihnen folgende Optionen angezeigt:

Klicken Sie auf „Formular bearbeiten“, um das Formular zu öffnen.

Alle Eingaben, die Sie während des Ausfüllens des Formulars vornehmen, werden automatisch zwischengespeichert. Wenn Sie das Formular zwischenzeitlich verlassen und später erneut öffnen, können Sie Ihre Bearbeitung an der zuletzt bearbeiteten Stelle fortsetzen.

Nicht ausgefüllte Pflichtfelder werden durch eine rote Umrandung sowie den Hinweis „* Pflichtfeld“ hervorgehoben.

Während des Ausfüllens eines Formulars haben Betreuer über den Button oben rechts die Möglichkeit, die Formulareingabe in den Vollbildmodus zu wechseln, um Inhalte in vergrößerter Darstellung anzuzeigen.

Über den Button „Formular speichern“ werden Ihre Eingaben gespeichert und Sie kehren anschließend zur Aufgabe zurück.

Werden im Formular durch bestimmte Antworten Flags ausgelöst, werden diese oben rechts angezeigt. Die Flags werden ebenfalls in der Aufgabenliste angezeigt.

Über „Aufgabe abschließen“ schließen Sie die Aufgabe ab. Die Aufgabe wird anschließend vom Reiter „Aktiv“ in den Reiter „Abgeschlossen“ verschoben.

Über „Formular anzeigen“ gelangen Sie zur folgenden Ansicht:

Hier wird Ihnen die Übersicht des ausgefüllten Formulars angezeigt. Es wird stets die zuletzt gespeicherte Version dargestellt. Falls Flags vorhanden sind, werden diese jeweils hinter der entsprechenden Antwort angezeigt.

Über den Button „PDF herunterladen“ können Sie das Formular als PDF herunterladen und speichern.
Über den Button „Formular bearbeiten“ können Sie das Formular erneut bearbeiten. Die zuvor eingegebenen Angaben bleiben erhalten und können angepasst werden.

Inhalte aus vorherigen Formularen übernehmen

Im Formularbereich können Inhalte aus einem vorherigen Fragebogen automatisch in einen nachfolgenden Fragebogen übernommen werden. Dadurch lassen sich doppelte Dateneingaben vermeiden und der Bearbeitungsaufwand reduzieren.

Damit die Datenübernahme funktioniert, müssen die entsprechenden Voraussetzungen in den Aufgabenplanvorlagen hinterlegt sein. Zudem müssen die Aufgaben, deren Daten übernommen werden sollen, über Abhängigkeiten beziehungsweise ereignisgesteuerte Aufgaben miteinander verknüpft sein.

Sobald die vorausgehende Aufgabe mit dem Formular abgeschlossen wird, werden die hinterlegten Daten automatisch in das Formular der nachfolgenden Aufgabe übernommen.

Über „Aufgabe abschließen“ schließen Sie die Aufgabe ab. Die Aufgabe wird anschließend vom Reiter „Aktiv“ in den Reiter „Abgeschlossen“ verschoben.

Mit Curafida ist es möglich, Videogespräche mit verschiedenen Videosystemen durchzuführen.

Es stehen die folgenden Videosysteme zur Verfügung:

• webPRAX
• alfaview
• Jitsi

Welches Videosystem zur Verfügung steht, hängt von der Konfiguration der Aufgabe ab. 

Im Folgenden werden Ihnen die Vorgehensweisen für die Teilnahme und das Verlassen der einzelnen Videosysteme erläutert.

Hinweis:

1. Bitte kopieren Sie nicht den Link aus der Adresszeile Ihres Browsers. Diese Links sind personalisiert und funktionieren nur für die jeweilige Sitzung. Nutzen Sie daher immer den vorgesehenen Button, um den Videoraum zu betreten.
2. Bitte beachten Sie, dass ein Videogespräch nicht allein durchgeführt werden kann. Für den Start eines Videogesprächs sind immer mindestens zwei Teilnehmer erforderlich.

Klicken Sie auf "Videoraum betreten", um die Videoanwendung zu öffnen. 

Zuerst müssen Sie festlegen, ob Sie dem Videoraum mit aktiviertem Mikrofon oder stumm beitreten wollen.

Hinweis: Die Kamera kann erst im Videoraum aktiviert werden. Zu Beginn ist sie standardmäßig deaktiviert.

Sie können Ihre Kamera für das Videogespräch aktivieren, indem Sie unten links auf das Kamera-Symbol klicken.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Kameraquelle sowie einen Hintergrund auswählen können.

Wenn Sie auf den Button mit dem Personen-Symbol klicken, öffnet sich die Teilnehmerliste. Dort können Sie einsehen, welche Personen sich aktuell im Videoraum befinden.

Hier können Sie alle Teilnehmer für den Videoraum freigeben. Für jede Person haben Sie die Möglichkeit, den Zutritt zum Videoraum zu erlauben oder die Person zu entfernen.

Sobald Sie bei einer Person auf „Genehmigen“ klicken, wird diese automatisch dem Raum hinzugefügt. Bis dahin befindet sich die Person in einem Wartebereich und wird darüber informiert, dass die Teilnahme erst freigegeben werden muss

Klicken Sie auf "Videoraum betreten", um die Videoanwendung zu öffnen. 

Anschließend werden Sie zum Videoraum von Jitsi weitergeleitet. Vor dem Beitritt können Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon aktivieren oder deaktivieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Namen anzupassen, der im Videogespräch angezeigt wird.

Wenn Sie den Videoraum verlassen möchten, klicken Sie rechts auf die rote Schaltfläche mit dem Hörer. Anschließend werden Sie zurück zur Plattform geleitet.

Hinweis: Falls Sie den Videoraum versehentlich verlassen haben, können Sie diesem innerhalb des Terminzeitraums jederzeit erneut beitreten.

Wichtig: Damit Sie alfaview auf Ihrem Laptop bzw. PC nutzen können, benötigen Sie die alfaview Desktop App.

Klicken Sie auf "Videoraum betreten", um die Videoanwendung zu öffnen. 

Anschließend werden Sie vom System gefragt, ob Sie die Berechtigung zum Öffnen der alfaview App erteilen möchten.
Nachdem Sie die Berechtigung erteilt haben, öffnet sich alfaview. Vor dem Betreten des Raums können Sie Ihre Kamera- und Mikrofoneinstellungen konfigurieren:

Beim Betreten des Videoraums werden Sie gefragt, ob Sie dem Gespräch mit aktiviertem oder deaktiviertem Mikrofon beitreten möchten.

Im Videogespräch können Sie die Einstellungen für Kamera und Mikrofon jederzeit nachträglich anpassen. 

Aufgaben des Typs „Lernen“ können ausschließlich vom Patienten selbst durchgeführt werden. Nach Abschluss der Lerneinheit schließt diese durch den Patienten automatisch.

Als Betreuer haben Sie nur die Möglichkeit, die Aufgabendetails (z. B. den Bearbeitungszeitraum) zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Wenn Sie die Aufgabe manuell abschließen möchten, nutzen Sie den Button „Aufgabe abschließen“. Nach dem Abschluss wird die Aufgabe automatisch vom Reiter „Aktiv“ in den Reiter „Abgeschlossen“ verschoben.

Wenn Sie im 3-Punkte-Menü einer Aufgabe die Option „Als ungültig kennzeichnen“ auswählen, wird die Aufgabe in allen Listen durchgestrichen dargestellt, wie in der folgenden Ansicht zusehen:

Eine Änderung des Aufgabenstatus oder der Bearbeitbarkeit erfolgt dadurch nicht. 
Diese Markierung ist auch für Patienten sichtbar, sofern ihnen die entsprechende Aufgabe zugeordnet wurde.

Nach dem Markieren als ungültig wird die ursprüngliche Option im 3-Punkte-Menü durch die Option „Als gültig kennzeichnen“ ersetzt.
Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Kennzeichnung der Aufgabe als ungültig vollständig aufgehoben.

Aufgaben als ungültig markieren ist in folgenden Status möglich:

• Geplant
• Aktiv
• Abgeschlossen
• Abgebrochen
• Abgelaufen

Sie können den Bearbeitungszeitraum, den Termin sowie die Teilnehmer nachträglich anpassen.

Ist eine Aufgabe bereits abgelaufen, können Sie den Bearbeitungszeitraum so ändern, dass die Aufgabe wieder in den Status „Aktiv“ versetzt wird.

Start, Fälligkeit und Ende des Bearbeitungszeitraums können Sie unabhängig vom Erstellungsdatum bearbeiten. Dadurch ist es auch möglich, diese Zeitpunkte rückwirkend in die Vergangenheit zu setzen.

Eine Bearbeitung von Aufgaben ist in folgenden Status möglich:

• Geplant
• Aktiv
• Abgebrochen
• Abgelaufen

Wenn Sie im 3-Punkte-Menü einer Aufgabe die Option „Abbrechen“ auswählen, wird die Aufgabe abgebrochen.

Die Aufgabe kann nur noch bearbeitet werden. Eine Veränderung des Status ist nicht mehr möglich.

Abgebrochene Aufgaben werden unabhängig vom vorherigen Status in den Reiter „Abgebrochen“ verschoben. In der Aufgabe wird dokumentiert, wer die Aufgabe wann abgebrochen hat:

Ein Abbruch von Aufgaben ist in folgenden Status möglich:

• Aktiv

Wenn Sie im 3-Punkte-Menü einer Aufgabe die Option „Überspringen“ auswählen, muss zuvor ein Grund für das Überspringen angegeben werden. Sie sehen die folgende Ansicht:

Übersprungene Aufgaben werden abhängig vom jeweiligen Status in den Reiter „Abgeschlossen“ verschoben. In der Aufgabe wird entsprechend dokumentiert, wer die Aufgabe wann und aus welchem Grund übersprungen hat.

Ein Überspringen von Aufgaben ist in folgenden Status möglich:

• Geplant
• Aktiv

Bei ausgefüllten Fragebögen erscheint im 3-Punkte-Menü zusätzlich die Option „Bericht erstellen“.
Nach dem Klick werden die auf Ihrer Plattform angelegten Berichtsvorlagen angezeigt.

Nun können Sie direkt einen Bericht erstellen. Der Fragebogen wird dabei automatisch dem Bericht hinzugefügt. Alle weiteren Informationen und Schritte zur Berichtserstellung finden Sie im Modul „Bericht“.

Über das 3-Punkte-Menü können Sie Aufgabenpläne bearbeiten und löschen.

Klicken Sie auf „Aufgabenpläne hinzufügen“, um dem Patienten weitere Aufgabenpläne zuzuordnen.
Anschließend öffnet sich folgende Ansicht:

"Aufgabenplanvorlage" und "Name" sind Plfichtfelder. Wählen Sie zunächst eine Aufgabenplanvorlage aus der Liste aus.

Nachdem Sie eine Aufgabenplanvorlage ausgewählt haben, können Sie die Details des Aufgabenplans festlegen:

• Den Namen bei Bedarf anpassen (der Name ergibt sich aus der Aufgabenplanvorlage, kann jedoch angepasst werden)
• Ein Startdatum festlegen
• Die Dauer wird automatisch aus der Aufgabenplanvorlage übernommen und kann nicht geändert werden
• Das Enddatum wird automatisch aus dem Startdatum und der Dauer berechnet
• Betreuer oder Co-Betreuer hinzufügen. Bei Co-Betreuern werden nur diejenigen angezeigt, die dem Patienten zugewiesen sind.

Durch Betätigen des Buttons „Entfernen“ wird der Aufgabenplan gelöscht. Beim Löschen des Aufgabenplans sind folgende Ereignisse zu beachten:

• Alle bereits abgeschlossenen Aufgaben bleiben in der Aufgabenliste mit dem Status „Abgeschlossen“ erhalten.
• Alle aktiven und geplanten Aufgaben werden abgebrochen.
• Aufgaben, die sich bereits in Bearbeitung befinden (z. B. wenn ein Formular bereits ausgefüllt, die Aufgabe jedoch noch nicht abgeschlossen ist), werden ebenfalls abgebrochen.