Mit dem Modul "Kurse" können Sie Lehr-/ bzw. Therapieveranstaltungen erstellen und den Patienten zuweisen. Die Kurse bestehen aus einzelnen Sitzungen, die über Sitzungspläne einem Kurs hinzugefügt werden können. 

Wie Sie Sitzungsvorlagen, Sitzungselemente und Sitzungen verwalten und erstellen, finden Sie im Modul "Verwaltung".

Inhalte

Kurse

• Kurse in der Übersicht
• Kurs erstellen
  
  • Patienten zuordnen
  • Betreuer/Co-Betreuer zuordnen
  • Sitzung terminieren
  • Sitzung bearbeiten
  • Sitzung abbrechen
  • Sitzung abschließen

Sitzungen

• Sitzungen in der Übersicht
  • Status einer Sitzung
  • Sitzung öffnen und zuordnen
• Sitzungen in der Patientenakte

In der Übersicht finden Sie unter dem Reiter "Kurse" eine Liste aller bestehenden Kurse mit dem jeweiligen Datum, dem Kursenamen und einer Beschreibung.

Die Liste ist unterteilt in „aktive“ und „inaktive“ Kurse. Bei den aktiven Kursen werden Ihnen alle Kurse mit einem festgelegten Termin angezeigt. Die Liste der inaktiven Kurse zeigt die erstellen Kurse an, für die noch kein Termin festgelegt wurde oder der Termin bereits abgelaufen ist.

Über das Eingabefeld „Suchen“ haben Sie zudem die Möglichkeit, spezifisch nach einzelnen Kursen zu suchen.

Sie haben die Möglichkeit, bereits bestehenden Kurse zu verwalten und neue Kurse zu erstellen.

Einen neuen Kurs erstellen Sie über den Button mit dem Plus-Symbol. Es öffnet sich dazu eine Ausfüllmaske in einem neuen Fenster. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Durch Klicken auf das Feld der Sitzungsplanvorlage öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine Planvorlage aus einer bestehenden Liste auswählen. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Auswahl direkt zu treffen oder nach einer Sitzungsplanvorlage über die Suchfunktion zu suchen.

Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf den Button "Auswahl bestätigen". Möchten Sie den Vorgang der Auswahl abbrechen, klicken Sie auf "Abbrechen".

Wählen Sie als nächstes das Start- und Enddatum mithilfe des Kalenders aus und klicken Sie im Anschluss auf den Button "Speichern".

Um einem Kurs einen oder mehreren Patienten zuzuordnen, klicken Sie unter "Patienten" auf den Button "Patienten zuordnen".

Es öffnet sich eine Patientenliste, in der Sie eine Auswahl treffen können. Sie können einen einzelnen Patienten auswählen oder eine Mehrfachauswahl treffen, indem Sie mehreren Patienten gleichzeitig den Kurs zuweisen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, im Suchfeld nach den jeweiligen Patientennamen zu suchen. Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Auswahl bestätigen".

Die ausgewählten Patienten werden dann allen Sitzungen beigefügt.

Hinweis: Wenn ein Kurs Einzelsitzungen enthält, wird für jeden ausgewählten Patienten eine jeweilige Einzelsitzung erstellt. Bei Gruppensitzungen werden alle ausgewählten Patienten der Gruppe zugewiesen.

Die Zuordnung von Betreuer und Co-Betreuer zu einem Kurs erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Zuordnung bei Patienten.

Um einem Kurs einen oder mehrere Betreuer/Co-Betreuer zuzuordnen, klicken Sie unter "Betreuer" auf den Button "Betreuer zuordnen" und unter "Co-Betreuer" auf den Button „Co-Betreuer zuordnen“.

Es öffnet sich eine Liste mit allen Betreuern/Co-Betreuern, in der Sie direkt eine Auswahl treffen können. Sie können auch hier eine Mehrfachauswahl treffen. Sie haben zudem die Möglichkeit, im Suchfeld nach den jeweiligen Namen der Betreuer/Co-Betreuer zu suchen

Hinweis: Alle zugeordneten Betreuer/Co-Betreuer werden auch allen Einzelsitzungen und alle Gruppensitzungen zugeordnet.

Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Auswahl bestätigen".

Besonderheiten Co-Betreuer: Ein Co-Betreuer sieht nur die Patienten, die ihm zugeordnet sind. Wenn sich ein Co-Betreuer aus einem Kurs entfernt, den er nicht selbst erstellt hat, hat er keinen Zugriff mehr auf diesen Kurs.

Im nächsten Schritt können Sie die Termine für die einzelnen Sitzungen des Kurses festlegen.

Hinweis: Das blaue Symbol mit Ausrufezeichen zeigt an, dass für eine Sitzung noch kein Termin festgelegt wurde.

Klicken Sie für die Terminierung auf die jeweilige Sitzung. Es öffnet sich anschließend die Detailansicht. Diese enthält alle weiteren Detailinformationen zu der gewählten Sitzung. Durch Klicken auf den blauen Button mit dem Stiftsymbol können Sie dann das Datum und die Uhrzeit festlegen. Klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“. Der Termin der Sitzung wird dann in der Kursübersicht angezeigt.

Exkurs: Verhalten bei Änderungen am Termin oder bei Teilnehmern bei Online-Sitzungen

Mit dem Zeitpunkt der Terminierung einer Sitzung wird automatisch ein Zugangslink zum jeweiligen Sitzungsraum (alfaview-Raum) generiert. Änderungen an einer Sitzung können Auswirkungen auf diesen Link haben:

• Änderung des Termins einer zukünftigen Sitzung
  Der alfaview-Raum bleibt bestehen, der Zugangslink ändert sich nicht.
• Änderung des Termins einer bereits begonnenen oder vergangenen Sitzung
  Es wird ein neuer alfaview-Raum erstellt. Damit entstehen neue Join-Links, die sofort in Curafida sichtbar sind. Bereits anwesende Teilnehmer müssen den alten Raum verlassen und über den neuen Link oder den Button „Videoraum betreten“ erneut beitreten.
• Änderung der Teilnehmer
  Dies ist jederzeit möglich und hat keine Auswirkungen auf den alfaview-Raum oder den Zugangslink.

Hinweis: Alle weiteren Informationen, die Ihnen in der Detailansicht bei der Terminierung angezeigt werden (Format und Typen von Sitzungen), finden Sie im Modul „Verwaltung“ im Abschnitt „Sitzungen“ unter „Sitzungsvorlagen erstellen“.

Um eine Sitzung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Reiter "Kurse". Anschließend klicken Sie auf den Kurs, bei dem Sie die zugehörigen Sitzungen bearbeiten möchten.

Es öffnen sich die Kursdetails. Unter der Kachel "Sitzungen" wählen Sie die Sitzung aus, die Sie bearbeiten möchten. 

Sie haben nun die Möglichkeit, den Termin oder die Teilnehmer zu ändern.

Unter "Patienten" werden hier alle Patienten aufgelistet, die der Sitzung zugeordnet wurden. Möchten Sie für eine einzelne Sitzung neue Patienten hinzufügen oder Patienten entfernen, wählen Sie im Abschnitt „Sitzungen“ die Sitzung aus, für die sie die jeweilige Änderung vornehmen möchten. Zudem können Sie an dieser Stelle den Teilnahmestatus des Patienten bereits bearbeiten. Hierbei haben Sie die Möglichkeit durch Klicken auf das Drop-Down Feld zwischen „Teilgenommen“, „“Nicht teilgenommen“ und „Entschuldigt gefehlt“ auswählen.

Hinweis: Sie können Patienten auch nur einzelnen Sitzungen zuordnen. Durch Klicken auf "Patient zuordnen" wird der ausgewählte Patient nur für diese Sitzung zugeordnet. Mit einem Klick auf den roten Button mit dem "X" können Sie einen Patienten aus der Sitzung entfernen.

Nach dem Klicken des Buttons erscheint ein Hinweisfenster zum Löschvorgang. Klicken Sie auf "Entfernen", um den Patienten endgültig zu entfernen. Klicken Sie auf das "X", um den Löschvorgang abzubrechen.

In dem Abschnitt „Betreuer/Co-Betreuer“ können Sie ebenso neue Betreuer/Co-Betreuer hinzufügen oder entfernen. Gehen Sie hierbei genau gleich vor, wie bei dem Entfernen oder Hinzufügen von Patienten.

Im Bearbeitungsmodus können Sie außerdem den Planer mit den einzelnen Sitzungen einsehen. Abgeschlossene Sitzungen werden mit einem grünen Haken angezeigt. Falls für eine Sitzung noch kein Termin festgelegt wurde, wird diese im Planer mit einem Ausrufezeichen angezeigt.

Hinweis: Sie können eine Sitzung auch direkt über das Modul „Sitzungen“ in der Übersicht bearbeiten (siehe Sitzung öffnen und zuordnen). 

Sie haben in der Detailansicht der einzelnen Sitzung die Möglichkeit, eine Sitzung abzubrechen. Klicken Sie hierfür auf die gewünschte Sitzung im Sitzungsplaner der Kursübersicht.

Es öffnet sich anschließend die Detailansicht der Sitzung. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Button „Sitzung abschließen“. Es erscheint dann der Button „Sitzung abbrechen“

Nach Klicken auf den Button „Sitzung abbrechen“ wird für diese Sitzung im Planer ein „rotes X“ angezeigt. Sie haben danach nicht mehr die Möglichkeit, Änderungen in der Sitzung vorzunehmen.

Um eine Sitzung abzuschließen, klicken Sie in der Detailansicht auf den Button „Sitzung abschließen“.

Anschließend erscheint ein Fenster, indem alle Teilnehmer der einzelnen Sitzung aufgeführt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie für jeden Teilnehmer festgelegen können, ob er an der Sitzung teilgenommen hat. Sie haben die Möglichkeit zwischen „Teilgenommen“, „Nicht teilgenommen“ und „Entschuldigt gefehlt“ zu wählen.

Klicken Sie nach dem Überprüfen des Teilnehmerstatus auf den Button „Sitzung abschließen“. Sie erhalten dann nochmals eine Gesamtübersicht mit den Teilnehmern und dem jeweiligen Teilnahmestatus. Klicken Sie dann auf „Bestätigen“ und die Sitzung endgültig zu schließen.

Hinweis: Nach dem Abschließen einer Sitzung kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Es können jedoch weiterhin alle Details eingesehen werden.

In der Übersicht finden Sie unter dem Reiter "Sitzungen" eine patientenübergreifende Liste aller Sitzungen. Sie können hier die jeweiligen Sitzungen eines Kurses verwalten.

Die Übersicht unterteilen sich zum einen in die Reiter "Meine" und "Alle". Unter "Meine" finden Sie die Sitzungen, denen Sie selbst als Teilnehmer zugeordnet wurden. Unter "Alle" finden Sie alle Sitzungen, die erstellt wurden.

Zudem sind die Sitzungen unterteilt in "Geplant", "Aktiv", "Abzuschließen", "Verpasst" und "Abgeschlossen".

• Unter "Geplant" werden Sitzungen angezeigt, die geplant sind, deren Termin in der Zukunft liegt.
• Unter "Aktiv" werden Sitzungen angezeigt, deren Termin ab sofort stattfindet. Die Sitzung wird unter aktiv angezeigt, bis der Termin abgeschlossen ist.
• Unter "Abzuschließen" werden Sitzungen angezeigt, deren Termin vorbei ist, die jedoch noch abgeschlossen werden müssen, indem eine Nachdokumentation erfolgt.
• Unter "Verpasst" werden alle Patienten angezeigt, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben.
• Unter "Abgeschlossen“ werden abgeschlossene Sitzungen angezeigt.

Eine Sitzung öffnen Sie, indem Sie in der jeweiligen Zeile auf den Eintrag der Sitzung klicken. Sie erhalten daraufhin eine Detailansicht der Sitzung mit den Informationen zu Teilnehmern und den hinterlegten Übungen.

Wenn Sie eine Sitzung unter "Geplant" oder "Aktiv" öffnen, können Sie anschließend die Sitzungsinformationen im Detail einsehen.

Falls bei der Sitzung Übungen hinterlegt sind, können Sie hier mithilfe der Pfeile zwischen den einzelnen Übungen wechseln. Zudem können Sie auch hier in der Detailansicht Änderungen bei Patienten, Betreuer/Co-Betreuer vornehmen sowie Sitzungen neu terminieren, abschließen und abbrechen.

Hinweis: Das Fenster mit der Detailansicht ist das gleiche, wie wenn Sie die Detailansicht der Sitzung im Kurs öffnen. Das heißt Änderungen, die Sie an dieser Stelle vornehmen, werden dann auch im Kurs angezeigt.

Wenn Sie eine Sitzung im Status "Abzuschließen" öffnen, werden Ihnen alle Sitzungen angezeigt. Es öffnet sich der Bearbeitungsmodus, in dem Sie immer noch Änderungen vornehmen können (siehe: Sitzung bearbeiten).

Der Status "Verpasst" ist nach Patienten aufgeschlüsselt. Sie können den Teilnahmestatus direkt anpassen. Patienten, bei denen Sie den Status auf "Teilgenommen" ändern, werden dann nicht mehr in der Liste angezeigt. .

In der Patientenakte unterteilen sich die Sitzungen in "Anstehend", "Verpasst" und "Abgeschlossen".

Unter "Anstehend" befinden sich alle Sitzungen, die geplant sind und einem Patienten zugeordnet wurden. 

Unter "Verpasst" werden versäumte Sitzungen des Patienten angezeigt. Das ist der Fall, wenn der Patient als "Nicht Teilgenommen" oder "Entschuldigt gefehlt" ausgewählt wurde. 

Hinweis: Sie können unter „Verpasst“ den Status des Patienten direkt durch Klicken auf den Auswahlpfeil ändern.

Unter "Abgeschlossen" finden sich alle Sitzungen, an denen der Patient teilgenommen hat.